Bạn gửi bản hợp đồng nháp cho khách xem trước, vài hôm sau khách in đúng bản nháp đó ra ký vì không phân biệt được đâu là bản chính thức. Hoặc tài liệu nội bộ của công ty bị chuyển ra ngoài mà không ai biết nguồn gốc. Chỉ cần một dòng chữ chìm “BẢN NHÁP” hay logo công ty mờ giữa trang là tránh được những rắc rối này – đó chính là watermark trong Word.
Bài viết hướng dẫn 7 bước làm watermark trong Word từ cơ bản đến nâng cao: chèn mẫu có sẵn, tạo chữ chìm tiếng Việt, chỉnh màu và độ trong suốt, chèn logo chìm, chỉnh tự do qua Header, đặt watermark riêng cho từng phần và xóa watermark. Kèm 8 mẫu chữ chìm văn phòng hay dùng, bảng lỗi thường gặp và cách in, xuất PDF. Thao tác áp dụng cho Word 2013, 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365.
Watermark trong Word là gì?
Khái niệm watermark (chữ chìm, logo chìm)
Watermark trong Word là chữ hoặc hình ảnh mờ nằm phía sau nội dung văn bản, xuất hiện trên mọi trang. Nó không làm thay đổi chữ trong văn bản nhưng cho người đọc biết ngay tình trạng hoặc nguồn gốc tài liệu: bản nháp, bản sao, tài liệu nội bộ, tài liệu của công ty nào.
Khi nào nên dùng watermark trong Word?
- Đánh dấu tình trạng: BẢN NHÁP, BẢN SAO, MẪU – tránh nhầm với bản chính thức.
- Đánh dấu mức độ: NỘI BỘ, KHẨN – nhắc người nhận xử lý đúng cách.
- Đánh dấu nguồn gốc: tên hoặc logo công ty, trung tâm trên tài liệu, giáo trình.
- Hạn chế sao chép: dòng chữ KHÔNG SAO CHÉP làm tài liệu khó bị dùng lại tùy tiện.
Watermark nằm ở đâu trong file Word?
Về kỹ thuật, watermark trong Word được đặt trong vùng Header (đầu trang) nên tự lặp lại ở mọi trang và nằm phía sau chữ. Hiểu điều này giúp bạn chỉnh, xóa watermark dễ dàng hơn ở các bước sau.
Bước 1: chèn watermark trong Word từ mẫu có sẵn
Mở thẻ Design › Watermark trong Word
Vào thẻ Design, bấm Watermark ở nhóm Page Background (góc phải). Word hiện sẵn các mẫu chia nhóm: Confidential (CONFIDENTIAL, DO NOT COPY), Disclaimers (DRAFT, SAMPLE), Urgent (ASAP, URGENT). Bấm một mẫu là toàn bộ văn bản có chữ chìm.
Hạn chế của mẫu có sẵn
Các mẫu này đều là chữ tiếng Anh. Văn bản gửi đối tác, khách hàng Việt Nam nên dùng chữ tiếng Việt như hướng dẫn ở bước 2.
Bước 2: tạo chữ chìm tiếng Việt bằng Custom Watermark
Các bước tạo chữ chìm trong Word
- Vào Design › Watermark › Custom Watermark…
- Chọn Text watermark.
- Ở ô Language có thể chọn Vietnamese; ô Text gõ nội dung, ví dụ BẢN NHÁP.
- Chọn Font (nên dùng Times New Roman hoặc Arial để hiển thị đúng dấu), Size để Auto.
- Bấm OK.
Mẹo gõ nội dung chữ chìm
Chữ chìm nên ngắn gọn, viết hoa, tối đa vài từ. Nội dung càng dài, chữ càng nhỏ và khó đọc. Nếu cần ghi tên công ty dài, có thể dùng logo chìm ở bước 4.
Bước 3: chỉnh màu, độ trong suốt và hướng của chữ chìm
Chọn màu và Semitransparent
Trong hộp thoại Custom Watermark, ô Color nên chọn màu xám hoặc màu nhạt, đồng thời giữ tích Semitransparent (bán trong suốt). Chữ chìm quá đậm sẽ che nội dung và tốn mực khi in.
Chọn hướng chữ Diagonal hay Horizontal
Diagonal đặt chữ chéo góc trang – kiểu phổ biến cho BẢN NHÁP, MẬT. Horizontal đặt chữ nằm ngang – phù hợp với tên công ty, BẢN SAO. Muốn đổi kiểu chữ chung cho văn bản, tham khảo cách thay đổi kiểu chữ trong Word.
Bước 4: tạo logo chìm bằng Picture watermark
Chèn logo làm watermark trong Word
- Vào Design › Watermark › Custom Watermark…
- Chọn Picture watermark › bấm Select Picture… › chọn file logo trên máy.
- Ô Scale chọn Auto (vừa trang) hoặc 100%, 200%.
- Giữ tích Washout để logo nhạt màu, không che chữ › OK.
Chọn ảnh logo phù hợp
Nên dùng ảnh logo có nền trong suốt (PNG) và độ phân giải đủ lớn để logo chìm không bị vỡ. Ảnh nền trắng vẫn dùng được nhưng sẽ hiện khung trắng nhạt sau chữ. Bạn có thể tham khảo thêm cách trình bày trang bìa trong bài cách tạo khung bìa trong Word.
Bước 5: chỉnh vị trí, kích thước watermark trong Word qua Header
Mở vùng Header để chọn watermark
Hộp thoại Custom Watermark chỉ cho chọn vài tùy chọn cố định. Muốn kéo watermark lên góc trên, xoay một góc tùy ý hay phóng to hơn, hãy nhấp đúp vào vùng đầu trang (Header). Lúc này watermark trong Word có thể bấm chọn được như một hình vẽ bình thường.
Xoay, kéo, đổi kích thước watermark trong Word
- Nhấp đúp vào đầu trang để mở Header.
- Bấm vào chữ chìm hoặc logo chìm để chọn.
- Kéo nút tròn phía trên để xoay, kéo các góc để phóng to thu nhỏ, kéo khung để di chuyển.
- Bấm Close Header and Footer hoặc nhấp đúp vào thân trang để thoát.
Thêm nhiều watermark trên một trang
Trong Header, bạn có thể chèn thêm hình hoặc WordArt và đặt chế độ Behind Text để tạo nhiều watermark trong Word, ví dụ logo ở góc trên và chữ BẢN NHÁP ở giữa trang.
Bước 6: đặt watermark khác nhau cho từng phần văn bản
Vì sao cần watermark riêng cho từng phần?
Một bộ hồ sơ có thể gồm trang bìa (không cần chữ chìm), phần chính (BẢN CHÍNH) và phụ lục (PHỤ LỤC). Vì watermark nằm trong Header nên muốn mỗi phần một kiểu, văn bản phải được chia thành nhiều Section.
Các bước làm watermark trong Word theo từng phần
- Đặt con trỏ cuối phần trước, vào Layout › Breaks › Next Page để chia Section.
- Nhấp đúp vào Header của phần sau, bỏ chọn Link to Previous trên thẻ Header & Footer.
- Đặt con trỏ trong phần đó, vào Design › Watermark và chọn watermark mới.
Cách chia Section này cũng dùng khi đánh số trang riêng cho từng phần – xem cách đánh số trang trong Word toàn tập.
Bước 7: xóa watermark trong Word
Xóa watermark trong Word bằng Remove Watermark
Vào Design › Watermark › Remove Watermark. Với văn bản chỉ có một Section, watermark biến mất ở tất cả các trang.
Xóa trực tiếp trong Header
Nếu Remove Watermark không xóa hết (thường do watermark được chèn thủ công hoặc văn bản có nhiều Section), nhấp đúp vào đầu trang, bấm chọn chữ chìm hoặc logo chìm rồi nhấn Delete. Lặp lại cho từng Section nếu đã tắt Link to Previous.
Không xóa được watermark trên file PDF
Watermark trên file PDF đã được “đóng” vào trang, không xóa bằng Word được. Bạn cần file Word gốc để chỉnh lại.
8 mẫu chữ chìm văn phòng hay dùng
Bạn có thể gõ các nội dung sau vào ô Text của Custom Watermark, tùy mục đích văn bản:
| Chữ chìm | Dùng khi |
|---|---|
| BẢN NHÁP | Văn bản đang soạn, chưa duyệt, gửi xin ý kiến |
| BẢN SAO | Bản dùng để lưu, đối chiếu |
| MẪU | Biểu mẫu tham khảo, không có giá trị sử dụng |
| NỘI BỘ | Tài liệu chỉ lưu hành trong công ty |
| MẬT | Tài liệu cần hạn chế người xem |
| KHẨN | Văn bản cần xử lý gấp |
| KHÔNG SAO CHÉP | Giáo trình, tài liệu cần hạn chế phát tán |
| Tên công ty / logo | Đánh dấu nguồn gốc tài liệu |
Lưu ý với văn bản hành chính
Với văn bản của cơ quan nhà nước, việc đánh dấu độ mật, độ khẩn có quy định riêng. Watermark trong Word chỉ nên dùng như dấu hiệu nhận biết cho tài liệu nội bộ, không thay thế dấu độ mật, độ khẩn theo quy định.
In và xuất PDF có watermark trong Word
Kiểm tra watermark trong Word trước khi in
Bấm Ctrl + P để xem trước. Chữ chìm nên hiện rõ nhưng không che nội dung. Hướng dẫn chi tiết các thiết lập in có trong bài cách in tài liệu trong Word.
Xuất PDF giữ nguyên watermark
Vào File › Save As, chọn kiểu PDF. Watermark trong Word được giữ nguyên trong file PDF, người nhận khó gỡ bỏ hơn so với file Word. Xem thêm 3 cách chuyển Word sang PDF nhanh nhất.
Lỗi thường gặp khi làm watermark trong Word
| ✗ Lỗi | ✓ Cách sửa |
|---|---|
| Watermark chỉ hiện ở vài trang | Văn bản nhiều Section – chèn cho từng Section hoặc bật lại Link to Previous |
| Remove Watermark nhưng vẫn còn | Watermark chèn thủ công trong Header – nhấp đúp Header rồi xóa |
| Chữ chìm che mất nội dung | Bật Semitransparent, chọn màu xám nhạt |
| Logo chìm bị mờ, vỡ | Dùng ảnh độ phân giải cao, Scale Auto |
| Trang ngang watermark bị lệch | Chỉnh lại vị trí qua Header cho trang đó |
| Không sửa được watermark trong file | File đang bị khóa chỉnh sửa hoặc là PDF – cần file Word gốc |
Watermark không hiện khi xem trên màn hình
Kiểm tra chế độ xem: watermark trong Word chỉ hiện ở chế độ Print Layout (View › Print Layout), không hiện ở Draft hay Web Layout.
Watermark che mất màu nền trang
Nếu văn bản có màu nền, chữ chìm màu xám có thể khó thấy. Hãy chọn màu chữ chìm tương phản nhẹ với nền – tham khảo cách đổi màu nền trong Word.
So sánh 3 cách làm watermark trong Word
- Mẫu có sẵn: nhanh nhất, nhưng chỉ có chữ tiếng Anh – hợp với bản nháp nội bộ.
- Custom Watermark: chữ tiếng Việt hoặc logo, chỉnh màu, font, hướng – hợp với hầu hết văn bản.
- Chỉnh qua Header: xoay, kéo, đổi cỡ tự do, đặt nhiều watermark – hợp với mẫu thiết kế riêng.
Watermark có chống được sao chép không?
Watermark chỉ là dấu hiệu nhận biết
Người có file Word vẫn có thể xóa watermark theo bước 7. Vì vậy watermark trong Word giúp nhận biết và nhắc nhở, chưa phải biện pháp bảo vệ tuyệt đối.
Kết hợp với các cách bảo vệ khác
Muốn hạn chế chỉnh sửa, sao chép nội dung, hãy kết hợp với tính năng hạn chế chỉnh sửa hoặc gửi file PDF – xem bài chống copy văn bản Word. Có thể chèn thêm đường dẫn website công ty vào chân trang theo 3 cách chèn link vào Word.
Tóm tắt 7 bước làm watermark trong Word
- Chèn mẫu có sẵn: Design › Watermark.
- Chữ chìm tiếng Việt: Custom Watermark › Text watermark.
- Chỉnh màu, Semitransparent, Diagonal/Horizontal.
- Logo chìm: Picture watermark › Washout.
- Chỉnh tự do qua Header: xoay, kéo, đổi cỡ.
- Watermark riêng từng phần: Section Break + bỏ Link to Previous.
- Xóa: Remove Watermark hoặc xóa trong Header.
Câu hỏi thường gặp về watermark trong Word
Watermark trong Word có làm file nặng hơn không?
Chữ chìm gần như không ảnh hưởng dung lượng. Logo chìm làm file nặng thêm tùy kích thước ảnh, nên nén ảnh trước khi chèn.
Có thể chỉ chèn watermark cho một trang không?
Có. Chia trang đó thành Section riêng (Section Break trước và sau trang), bỏ Link to Previous ở Header rồi chèn watermark cho Section đó.
Đóng dấu bản quyền và watermark có giống nhau không?
Trong Word, “đóng dấu bản quyền” thường chính là chèn watermark (tên, logo chìm) lên tài liệu để đánh dấu nguồn gốc.
Học Word ở đâu tại Vũng Tàu?
Bạn có thể tham gia lớp Word tại Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng Tàu để được hướng dẫn trực tiếp trên máy. Gọi hotline để được tư vấn lịch học.
Học Word bài bản tại Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng Tàu
Làm watermark trong Word là một trong nhiều kỹ năng trình bày tài liệu chuyên nghiệp. Tại trung tâm, học viên thực hành trên máy từ định dạng, Header – Footer, Section, watermark đến in và xuất PDF, áp dụng ngay vào hồ sơ, hợp đồng, giáo trình.
Chương trình phù hợp với những bạn đang quan tâm đến: khóa học Word cơ bản tại Vũng Tàu, khóa học Word nâng cao tại Vũng Tàu, khóa học tin học văn phòng cho người đi làm và học tin học văn phòng cho người mới.
Lịch Học Linh Hoạt – Phù Hợp Cho Người Đi Làm
- Lớp thường: 3 buổi/tuần (Thứ 2–4–6 hoặc Thứ 3–5–7), mỗi ca 1,5 tiếng.
- Lớp cấp tốc: 6 buổi/tuần (Thứ 2 đến Thứ 7), mỗi ca 1,5 tiếng.
- Lớp cuối tuần: học trọn ngày Thứ 7 hoặc Chủ nhật.
- Lớp kèm riêng 1 kèm 1: sắp xếp lịch theo nhu cầu.
- Khung giờ học: ca sáng 08h00–11h00, ca chiều 14h00–17h00, ca tối 18h00–21h00.
Khóa học tin học văn phòng tại Trung tâm Tin học Trường Thịnh
Học viên học Word, Excel, PowerPoint theo từng chủ đề sát công việc, thực hành trình bày hồ sơ, hợp đồng có watermark, Header – Footer trên máy tại 2 cơ sở: 276/12 Bình Giã và 37/3 Lê Phụng Hiểu, Phường Tam Thắng, TP. Hồ Chí Minh (khu vực Vũng Tàu cũ).
Cam kết chất lượng đào tạo
Trung tâm hướng dẫn tận tình đến khi học viên thao tác được. Học viên có nhu cầu có thể đăng ký thi chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin do Trường Đại học Công nghệ Kỹ thuật TP.HCM (HCMUTE) cấp.
Gọi ngay hotline 09 79 93 86 39 – 09 33 00 88 31 để được tư vấn lịch học phù hợp. Đăng ký học thử ngay bên dưới:
ĐĂNG KÝ HỌC THỬ MIỄN PHÍ
Gọi ngay hoặc nhắn Zalo: 09 79 93 86 39 – 09 33 00 88 31
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG THỊNH VŨNG TÀU
📍 Cơ sở chính: 276/12 Bình Giã, Phường Tam Thắng, TP. Hồ Chí Minh (khu vực Vũng Tàu cũ)
📍 Cơ sở 2: 37/3 Lê Phụng Hiểu, Phường Tam Thắng, TP. Hồ Chí Minh (khu vực Vũng Tàu cũ)
📞 Hotline/Zalo: 09 79 93 86 39 – 09 33 00 88 31
🕘 Giờ làm việc: tất cả các ngày trong tuần, kể cả Chủ nhật – 7h30–11h30 và 13h30–21h30
🌐 Website: tinhoctruongthinhvungtau.com
📘 Facebook: facebook.com/tinhoctruongthinh
🎵 TikTok: @trungtamtinhocvungtau
▶️ YouTube: @tinhoctruongthinhvungtau