Văn bản của bạn chữ đã đúng font, căn lề đã chuẩn nhưng nhìn vẫn dày đặc, các đoạn dính vào nhau? Hoặc ngược lại, đoạn này cách đoạn kia một khoảng thật lớn mà bạn không biết vì sao? Cả hai lỗi đều nằm ở giãn đoạn trong Word – tức khoảng cách giữa các đoạn văn (Spacing Before và After).
Trong bài này, Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng Tàu hướng dẫn 7 cách giãn đoạn trong Word 2010, 2013, 2016, 2019, 2021 và Microsoft 365, phân biệt giãn đoạn với giãn dòng, cách trình bày theo chuẩn văn bản hành chính và cách xử lý các lỗi khoảng cách đoạn văn thường gặp.
Giãn đoạn trong Word là gì?
Giãn đoạn trong Word là việc thiết lập khoảng trống phía trên (Before) và phía dưới (After) của một đoạn văn. Một đoạn văn trong Word được tính từ chữ đầu tiên đến khi bạn nhấn Enter. Đơn vị của giãn đoạn là pt (point), 1 pt bằng khoảng 0,35 mm.
Giãn đoạn khác giãn dòng ở đâu?
Giãn dòng (Line Spacing) là khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn. Giãn đoạn là khoảng cách giữa đoạn này với đoạn kia. Muốn chỉnh giãn dòng chi tiết, bạn xem bài khoảng cách dòng trong Word. Bài này tập trung vào giãn đoạn.
Spacing Before và Spacing After
Before là khoảng trống phía trên đoạn, After là khoảng trống phía dưới đoạn. Khi hai đoạn nằm liền nhau, khoảng cách thực tế giữa chúng thường bằng giá trị lớn hơn giữa After của đoạn trên và Before của đoạn dưới, tùy cài đặt tương thích của Word.
Vì sao không nên nhấn Enter hai lần?
Nhấn Enter hai lần tạo ra một đoạn trống. Đoạn trống này có thể nhảy lên đầu trang, làm lệch mục lục và khiến văn bản trông thiếu chuyên nghiệp. Giãn đoạn trong Word bằng Before/After giúp khoảng cách đều và dễ chỉnh hàng loạt.
Khi nào cần giãn đoạn trong Word?
Bạn cần giãn đoạn trong Word khi soạn công văn, báo cáo, hợp đồng, CV, tiểu luận hay bất kỳ văn bản nhiều đoạn nào. Khoảng cách đoạn hợp lý giúp người đọc dễ nhận ra ý mới, mắt đỡ mỏi và văn bản trông chuyên nghiệp hơn khi in ra giấy hoặc chuyển sang PDF.
Cách 1: Giãn đoạn trong Word ở tab Layout
Đây là cách nhanh và trực quan nhất để giãn đoạn trong Word, áp dụng được cho một đoạn hoặc cả văn bản.
Các bước thực hiện
Bôi đen các đoạn cần chỉnh (nhấn Ctrl + A nếu muốn chọn toàn bộ văn bản). Mở tab Layout (Word 2013 trở về trước là Page Layout), tại nhóm Paragraph, nhập số vào ô Before và After rồi nhấn Enter. Bạn cũng có thể bấm mũi tên lên xuống để tăng giảm từng 6 pt.
Nên đặt giá trị bao nhiêu?
Khi giãn đoạn trong Word cho văn bản thông thường, After 6 pt đến 8 pt và Before 0 pt cho cảm giác thoáng mà không bị rời rạc. Tiêu đề có thể đặt Before 12 pt để tách rõ khỏi phần phía trên.
Cách 2: Nút Line and Paragraph Spacing ở tab Home
Nút này nằm trong nhóm Paragraph của tab Home, biểu tượng mũi tên lên xuống cạnh các dòng kẻ. Ngoài các mức giãn dòng, nút còn có lệnh giãn đoạn trong Word chỉ với hai cú nhấp.
Add Space Before Paragraph
Lệnh này thêm 12 pt phía trên đoạn đang chọn. Nếu đoạn đã có khoảng cách phía trên, tên lệnh sẽ đổi thành Remove Space Before Paragraph để bạn bỏ đi.
Remove Space After Paragraph
Lệnh này đưa khoảng cách phía dưới đoạn về 0. Rất hữu ích khi bạn cần các dòng trong danh sách địa chỉ, thông tin liên hệ đứng sát nhau.
Cách 3: Hộp thoại Paragraph – giãn đoạn chính xác
Khi cần giãn đoạn trong Word theo số liệu chính xác, kết hợp chỉnh giãn dòng và thụt lề cùng lúc, hãy dùng hộp thoại Paragraph.
Mở hộp thoại Paragraph
Bấm nút mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải nhóm Paragraph (tab Home hoặc Layout), hoặc chuột phải vào đoạn văn và chọn Paragraph. Tại tab Indents and Spacing, mục Spacing có hai ô Before và After.
Ô Don’t add space between paragraphs of the same style
Nếu ô này được tích, Word sẽ không chèn khoảng cách giữa các đoạn cùng Style. Đây là lý do nhiều bạn nhập After 6 pt mà khoảng cách không thay đổi. Hãy bỏ chọn ô này khi muốn giãn đoạn trong Word có tác dụng.
Giá trị Auto
Before/After có thể đặt là Auto, khi đó Word tự tính khoảng cách. Tuy nhiên Auto có thể hiển thị khác nhau giữa các máy, nên văn bản quan trọng nên dùng số pt cụ thể.
Cách 4: Phím tắt Ctrl + 0
Đặt con trỏ vào đoạn văn và nhấn Ctrl + 0 (số 0 trên hàng phím số) để thêm 12 pt phía trên đoạn. Nhấn lần nữa để bỏ. Đây là cách giãn đoạn trong Word nhanh nhất khi bạn chỉ cần tách riêng một vài đoạn. Xem thêm các phím tắt hữu dụng trong Microsoft Word.
Cách 5: Design › Paragraph Spacing cho cả văn bản
Tab Design có nút Paragraph Spacing với các kiểu dựng sẵn: No Paragraph Space, Compact, Tight, Open, Relaxed, Double. Chọn một kiểu, Word thay đổi giãn đoạn trong Word cho toàn bộ tài liệu theo Style, rất tiện khi muốn thử nhanh nhiều phong cách trình bày.
Tự tạo kiểu giãn đoạn riêng
Chọn Custom Paragraph Spacing ở cuối danh sách để đặt Before, After và giãn dòng theo ý muốn, sau đó lưu cho tài liệu hiện tại hoặc cho mọi tài liệu mới.
Cách 6: Sửa Style để giãn đoạn đồng bộ
Nếu văn bản dùng Styles (Normal, Heading 1, Heading 2…), cách chuyên nghiệp nhất là sửa trực tiếp Style. Chuột phải vào Style Normal trong nhóm Styles, chọn Modify › Format › Paragraph và nhập Before/After. Mọi đoạn dùng Style đó đều đổi theo, kể cả đoạn bạn gõ sau này.
Giãn đoạn cho tiêu đề
Tiêu đề nên có Before lớn hơn After (ví dụ Before 12 pt, After 6 pt) để người đọc thấy tiêu đề thuộc về phần nội dung bên dưới. Cách làm này cũng giúp mục lục tự động trong Word trông gọn gàng hơn.
Cách 7: Đặt giãn đoạn làm mặc định
Trong hộp thoại Paragraph, sau khi nhập Before/After, bấm Set As Default và chọn All documents based on the Normal template. Từ đó, mọi file Word mới đều dùng sẵn khoảng cách đoạn văn này, bạn không phải chỉnh lại mỗi lần.
Mặc định của Word là bao nhiêu?
Từ Word 2013 trở đi, Style Normal mặc định có After 8 pt và giãn dòng Multiple 1.08. Nhiều cơ quan yêu cầu khác, vì vậy bạn nên đặt lại theo quy chuẩn nơi làm việc.
Giãn đoạn chuẩn văn bản hành chính
Với văn bản của cơ quan, tổ chức, việc giãn đoạn trong Word cần theo Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
Khoảng cách giữa các đoạn văn
Theo hướng dẫn trình bày, khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6 pt, còn khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn và tối đa 1,5 lines. Bạn có thể tham khảo bài căn lề trong Word chuẩn để hoàn thiện cả phần lề trang. Tài liệu đối chiếu: hướng dẫn giãn dòng theo Nghị định 30 của LuatVietnam.
Cách áp dụng nhanh
Nhấn Ctrl + A, vào Layout đặt After 6 pt, sau đó vào Home › Line and Paragraph Spacing chọn 1.0, 1.15 hoặc 1.5. Kết hợp thụt đầu dòng trong Word và kiểu chữ Times New Roman là văn bản đã đạt chuẩn trình bày cơ bản.
Line and Page Breaks: giữ đoạn văn không bị tách trang
Giãn đoạn trong Word đẹp đến đâu mà tiêu đề nằm cuối trang, nội dung lại nhảy sang trang sau thì văn bản vẫn chưa chuyên nghiệp. Tab Line and Page Breaks trong hộp thoại Paragraph giải quyết việc này.
Keep with next và Keep lines together
Keep with next giữ tiêu đề luôn đi cùng đoạn bên dưới. Keep lines together giữ cả đoạn nằm trọn trên một trang. Widow/Orphan control tránh để một dòng lẻ trơ trọi ở đầu hoặc cuối trang. Các tùy chọn này rất hữu ích khi trình bày bảng trong Word hoặc báo cáo nhiều trang.
Lỗi thường gặp khi giãn đoạn trong Word
Bảng dưới đây tổng hợp các lỗi giãn đoạn trong Word mà học viên hay gặp và cách sửa nhanh.
Khoảng cách không đổi dù đã nhập After
Kiểm tra ô Don’t add space between paragraphs of the same style trong hộp thoại Paragraph và bỏ chọn. Ngoài ra, hãy chắc chắn bạn đã bôi đen đúng các đoạn cần chỉnh.
Văn bản copy từ web có khoảng trống lạ
Bôi đen đoạn văn và nhấn Ctrl + Q để xóa định dạng đoạn, hoặc dùng Clear All Formatting ở tab Home, rồi giãn đoạn trong Word lại từ đầu. Khi dán, nên chọn Keep Text Only để tránh mang theo định dạng lạ.
Khoảng cách các đoạn chỗ to chỗ nhỏ
Nguyên nhân thường là văn bản ghép từ nhiều nguồn, mỗi đoạn một kiểu định dạng. Nhấn Ctrl + A và đặt lại Before/After thống nhất, hoặc sửa Style Normal như Cách 6.
Bài tập thực hành giãn đoạn trong Word
Mở một văn bản khoảng 2 trang và lần lượt thực hiện các yêu cầu sau để luyện giãn đoạn trong Word.
- Xóa toàn bộ dòng trống tạo bởi Enter hai lần, đặt After 6 pt cho cả văn bản.
- Đặt Before 12 pt, After 6 pt cho các tiêu đề và bật Keep with next.
- Dùng Ctrl + 0 để tách riêng một đoạn trích dẫn, sau đó nhấn lại để bỏ.
- Thử lần lượt các kiểu ở Design › Paragraph Spacing và chọn kiểu phù hợp nhất.
Kiểm tra kết quả
Bật nút Show/Hide (Ctrl + Shift + 8) để xem ký hiệu ¶. Nếu không còn ký hiệu ¶ đứng riêng một dòng và khoảng cách giữa các đoạn đều nhau, bạn đã giãn đoạn đúng. Cuối cùng có thể Save As PDF trong Word để kiểm tra bố cục khi gửi đi.
Tóm tắt các cách giãn đoạn trong Word
Muốn chỉnh nhanh: dùng ô Before/After ở tab Layout hoặc Ctrl + 0. Muốn chính xác: dùng hộp thoại Paragraph và nhớ bỏ ô Don’t add space… Muốn đồng bộ cả văn bản: dùng Design › Paragraph Spacing hoặc sửa Style. Muốn áp dụng lâu dài: bấm Set As Default. Với văn bản hành chính, khoảng cách giữa các đoạn tối thiểu 6 pt.
Câu hỏi thường gặp về giãn đoạn trong Word
Giãn đoạn bao nhiêu là đẹp?
Với văn bản thông thường, After 6–8 pt là vừa mắt. Báo cáo, luận văn có thể theo quy định riêng của trường hoặc đơn vị, hãy kiểm tra hướng dẫn trình bày trước khi làm.
Giãn đoạn có ảnh hưởng đến số trang không?
Có. Khoảng cách đoạn càng lớn thì văn bản càng dài. Khi cần giữ đúng số trang, hãy giảm After xuống 3–6 pt thay vì thu nhỏ cỡ chữ. Sau khi chỉnh, nhớ kiểm tra lại đánh số trang trong Word.
Vì sao Word tự thêm khoảng trống sau mỗi lần Enter?
Do Style Normal mặc định có After 8 pt, nên giãn đoạn trong Word luôn được áp dụng sẵn. Bạn có thể đổi giá trị này bằng Cách 6 hoặc Cách 7 trong bài.
Giãn đoạn trên Word cho Mac có giống Windows không?
Về cơ bản giống nhau: tab Layout có ô Before/After và menu Format › Paragraph mở hộp thoại tương tự. Một số phím tắt trên Mac dùng phím Command thay cho Ctrl.
Học Word bài bản tại Trung tâm Tin học Trường Thịnh Vũng Tàu
Giãn đoạn trong Word, căn lề, thụt đầu dòng, Styles, mục lục và in ấn là những kỹ năng trình bày văn bản người đi làm dùng hằng ngày. Tại Trung tâm Tin học Trường Thịnh, học viên học Word theo từng chủ đề, thực hành trực tiếp trên máy với mẫu công văn, báo cáo, hợp đồng sát công việc. Bạn có thể tham khảo khóa học Word tại Vũng Tàu hoặc gọi hotline để được tư vấn lớp phù hợp.
Chương trình phù hợp với những bạn đang quan tâm đến: khóa học Word cơ bản tại Vũng Tàu, khóa học Word nâng cao tại Vũng Tàu, khóa học tin học văn phòng cho người đi làm và học tin học văn phòng cho người mới.
Lịch Học Linh Hoạt – Phù Hợp Cho Người Đi Làm
- Lớp thường: 3 buổi/tuần (Thứ 2–4–6 hoặc Thứ 3–5–7), mỗi ca 1,5 tiếng.
- Lớp cấp tốc: 6 buổi/tuần (Thứ 2 đến Thứ 7), mỗi ca 1,5 tiếng.
- Lớp cuối tuần: học trọn ngày Thứ 7 hoặc Chủ nhật.
- Lớp kèm riêng 1 kèm 1: sắp xếp lịch theo nhu cầu.
- Khung giờ học: ca sáng 08h00–11h00, ca chiều 14h00–17h00, ca tối 18h00–21h00.
Khóa học tin học văn phòng tại Trung tâm Tin học Trường Thịnh
Học viên học Word, Excel, PowerPoint theo từng chủ đề sát công việc, luyện phím tắt và thao tác nhanh trên máy tại 2 cơ sở: 276/12 Bình Giã và 37/3 Lê Phụng Hiểu, Phường Tam Thắng, TP. Hồ Chí Minh (khu vực Vũng Tàu cũ).
Cam kết chất lượng đào tạo
Trung tâm hướng dẫn tận tình đến khi học viên thao tác được. Học viên có nhu cầu có thể đăng ký thi chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin do Trường Đại học Công nghệ Kỹ thuật TP.HCM (HCMUTE) cấp.
Gọi ngay hotline 09 79 93 86 39 – 09 33 00 88 31 để được tư vấn lịch học phù hợp. Đăng ký học thử ngay bên dưới:
ĐĂNG KÝ HỌC THỬ MIỄN PHÍ
Gọi ngay hoặc nhắn Zalo: 09 79 93 86 39 – 09 33 00 88 31
TRUNG TÂM TIN HỌC TRƯỜNG THỊNH VŨNG TÀU
📍 Cơ sở chính: 276/12 Bình Giã, Phường Tam Thắng, TP. Hồ Chí Minh (khu vực Vũng Tàu cũ)
📍 Cơ sở 2: 37/3 Lê Phụng Hiểu, Phường Tam Thắng, TP. Hồ Chí Minh (khu vực Vũng Tàu cũ)
📞 Hotline/Zalo: 09 79 93 86 39 – 09 33 00 88 31
🕘 Giờ làm việc: tất cả các ngày trong tuần, kể cả Chủ nhật – 7h30–11h30 và 13h30–21h30
🌐 Website: tinhoctruongthinhvungtau.com
📘 Facebook: facebook.com/tinhoctruongthinh
🎵 TikTok: @trungtamtinhocvungtau
▶️ YouTube: @tinhoctruongthinhvungtau